Rangkuman Pengantar Administrasi Perkantoran Bab 7

BAB 7

Asas, Tujuan, dan Jenis Tata Ruang Kantor

A.    PENGERTIAN TATA RUANG KANTOR

Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu office layout atau sering disebut juga layout. Tata Ruang Kantor adalah pengatur ruang kantor serta penyusun alat-alat dan perabot kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga pegawai dapat bekerja dengan nyaman.

            Pengetian Tata Ruang Kantor menurut beberapa ahli :

·         Drs. The Liang Gie

Tata Ruang Kantor adalah penyusun alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para pegawainya.

·         Litefeld & Peterson

Tata Ruang Kantor dapat dirumuskan sebagai penyusun dan alat perlengkapan pada luas ruang yang tersedia.

·         George Terry

Tata Ruang kantor adalah penentuan kebutuhan-kebutuhan ruang dan penggunaan secara terperinci dari ruang untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yag dianggap perlu untuk pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak.

            Drs. The Liang Gie mengungkapkan bahwa tata ruang kantor disusun berdasarkan aliran pekerjaan kantor sehingga perencanaan ruangan kantor disusun berdasarkan aliran pekerjaan sehingga perencanaan ruangan kantor dapat membantu meningkatkan produktivitas para pekerja. Beberapa keuntungan Tata Ruang kantor, diantaranya sebagai berikut :

1.      Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai untuk berjalan mondar-mandir yang sebetulnya tidak perlu.

2.      Menjamin kelancaran proses pekerjaan.

3.      Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu ruang tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.

4.      Mencegah para pegawai dibagian lain terganggu oleh publik yang akan memenuhi suatu bagian tertentu.

B.     ASAS DAN TUJUAN TATA RUANG KANTOR

1.      Asas-asas Tata Ruang Kantor

a.       Asas Jarak Terpendek

Jarak terpendek adalah garis lurus yang menghubungkan dua buah titik. Contohnya penataan letak meja-meja dengan jarak antarmeja tidak terlalu besar sehingga pergerakan antar pegawai dapat lebih cepat.

b.       Asas Rangkai Kerja

Asas ini menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan-urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Pegawai selalu melangkah maju, tidak bergerak mundur, atau menyilang. Bentuknya dapat berupa garis bersiku-siku, lingkaran, berwujud huruf L, atau U. Hal yang terpenting adalah proses itu selalu mengarah maju ke muka menuju proses penyelesaian pekerjaan.

c.       Asas penggunaan seluruh ruangan

d.      Asas integrasi kegiatan

e.       Asas perubahan susunan tempat kerja

f.       Asas keamanan dan kepuasan pegawai

2.      Tujuan Tata Ruang Kantor

Secara umum, tujuan dari penataan tata ruang kantor yang dikemukakan oleh Drs. The Liang Gie adalah sebagai berikut:

·         Proses pengerjaan aktivas kantor dapat dilakukan dengan jarak yang sependek mungkin.

·         Rangkaian aktivitas tata usaha dapat berjalan dengan lancar

·         Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat terpeihara

·         Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung memuaskan

·         Seluruh ruang dapat dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekejaan

·         Pihak luar yang mengunjing kantor akan mendapat kesan yang baik tentang perusahaan tersebut

·         Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu jika diperlukan

C.     JENIS TATA RUANG KANTOR

1.      Tata Ruang Kantor Tertutup

Tata Ruang Kantor Tertutup adalah ruang untuk bekerja yang dipisahkan oleh tembok-tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu.

      Kelebihan dari Tata Ruang Kantor Tertutup :

Ø  Menjamin konsentrasi kerja

Ø  Menjamin pekerjaan yang bersifat rahasia

Ø  Aktivitas antar pegawai tidak terganggu karena terhindar dari kebisingan

Ø  Menimbulkan kesan positif pada relasi karena perusahaan dianggap lebih menghargai pegawai

Ø  Memudahkan pemeliharaan peralatan dan perabotan kantor

Kelemahan dari Tata Ruang Kantor Tertutup :

Ø  Membutuhkan biaya yang lebih besar untuk pemeliharaan ruangan

Ø  Pemakaian ruangan kurang luwes/fleksible jika ada perubahan dan perkembangan organisasi

Ø  Hubungan pribadi antar pegawai menjadi kurang erat

Ø  Pengawsan kerja pegawai relatif lebih sulit dilakukan karena terhalang oleh penyekat

2.      Tata Ruang Kantor Terbuka

Tata Ruang Kantor Terbuka adalah ruang kerja yang cukup luas dan ditempati oleh beberapa pegawai untuk bekerjasama di suatu ruangan tanpa di pisah oleh penyekat atau pembatas yang permanen.

Kelebihan Tata Ruang Kantor Terbuka :

Ø  Mudah dalam pengawasan, pengaturan cahaya, udara, warna dan dekorasi

Ø  Luwes/feksible jika di perlukan perubahan ruangan

Ø  Mudah untuk mengadakan hubungan langsung, penyeragaman bekerja, dan pembagian peralatan pekerjaan

Kelemahan Tata Ruang Kantot Terbuka :

Ø  Kebisingan akan mudah terjadi sehingga konsentrasi keja terganggu

Ø  Pekerjaan yang bersifat rahasia sulut untuk di lakukan

Ø  Kemungkinan adanya tumpukan berkas atau kertas yang berserakan

3.      Tata Ruang Kantor Berhias/Berpanorama

Tata Ruang Kantor Berhias adalah ruangan untuk bekerja yang di hiasi oleh taman, dekorasi, dan lain-lain.

Kelebihan Tata Ruang Kantor Berhias/Berpanorama :

Ø  Pegawai akan merasa nyaman dan betah bekerja

Ø  Ketegangan syaraf dapat berkurang atau di hindarkan

Ø  Kebisingan dan kegaduahan dapat di hindari

Ø  Pekerjaan dapat di lakukan dengan lebih efisien

Ø  Produktifitas kerja dapat meningkat sehingga tujuan organisasi mudah tercapai

Kelemahan Tata Ruang Kantor Berhias/Berpanorama :

Ø  Biaya cukup tinggi untuk membuat taman dan dekorasi lainnya

Ø  Biaya pemeliharaan tinggi

Ø  Memerlukan tenaga ahli yang tidak mudah dan tidak murah

4.      Tata Ruang Kantor Gabungan

Tata Ruang Kantor Gabungan adalah ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk ruang kantor berkamar kerja, terbuka, dan bertaman hias.

D.    ASAS-ASAS PENGORGANISASIAN KANTOR

Pengorganisasian berasal dari kata dasar organisasi (organum, bahasa latin) yang berati “alat atau badan”. Ada tiga ciri khusus dari organisasi, yaitu adanya sekelompok manusia, kerja sama yang harmonis, dan kerjasama tersebut berdasarkan atas hak, kewajiban serta tangguang jawab masing-masing orang untuk mencapai tujuan.

Tujuan kantor tercapai melalui kegiatan komunikasi, kalkulasi, pengelolaan warkat, laporan, dan prosedur rutin. Menurut Neuner dan Keeling dalam Modern office Management, terdapat 8 asas management kantor yaitu :

1.      Asas Tujuan

2.      Asas Kesatuan Fungsi

3.      Asas Hubungan Individual

4.      Asas Kesederhanaan

5.      Asas Wewenang Sepadan dengan Tanggung Jawab

6.      Asas Laporan Kepada Atasan Tunggal

7.      Asas Pengawasan dan Kepemimpinan

8.      Asas Jangkauan Pengawasan

E.     MENATA RUANG KANTOR

Beberapa pedoman untuk menata ruang kantor adalah :

1.      Divisi yang sifatnya bertugas melayani publik sebaiknya berada di tempat yang mudah di datangi orang-orang luar tanpa menggangu divisi lainnya

2.      Divisi yang pekerjaannya berkaitan etar dengan divisi lain sebaiknya berada dalam satu tempat, terutama jika gedung perusahaan bertingkay-tingkat

3.      Divisi yang mengerjakan ketata usahaan dari perusahaan sebaiknya berada di tengah-temgah letak divisi lainnya sehingga divisi lain dapat menghubungi atau mendatanginya dengan mudah

4.      Divisi yang sifat pekerjaannya menimbulkan suara bising sebaiknya di jauhkan dari divisi yang memerukan konsentrasi tinggi.